Ser um bom síndico nunca foi tarefa fácil. Se essa afirmação já era verdadeira antes de existir a pandemia do novo coronavírus, hoje o desafio de gerenciar copropriedades se tornou ainda maior. Isso porque os hábitos e comportamentos mudaram significativamente. Afetando diretamente algumas rotinas e normas condominiais.

Além de ter que cuidar das áreas administrativas e burocráticas dos condomínios, o síndico precisou se adequar às novas exigências dos moradores, que passaram a demandar um relacionamento mais próximo e transparente, por exemplo.

Diante dessas e outras questões, muitas vezes a pergunta que fica é: como agradar os moradores, manter a segurança, mediar conflitos, zelar pela harmonia e administrar com eficiência?

Pensando em auxiliar o síndico com suas atividades do dia a dia, de forma harmônica e satisfatória, listamos as 5 habilidades essenciais para essa função.

Confira agora quais são elas!

1. Atuar com Estratégia

Uma das competências mais importantes para qualquer síndico é pensar estrategicamente.

Afinal, sua rotina é tão puxada quanto a de um administrador de empresas. Ela demanda funções, deveres e responsabilidades específicas e previstas em Lei.

A ideia de estratégia que se aplica aqui é pensar os processos e atividades de forma que atendam as metas. Ou seja, a maneira como se busca a união entre perspectivas e objetivos. Considerando as situações vividas, tanto pelo ambiente interno quanto pelo ambiente externo.

Para que esse objetivo seja alcançado, é preciso que o síndico se dedique a compreender as necessidades do condomínio e demandas trazidas pelos condôminos. Estando sempre atento às suas responsabilidades e atribuições.

Por isso, é importante que o síndico utilize boas ferramentas de gestão. Uma boa parceria com uma administradora de condomínios traz benefícios como acesso a portais e sistemas de gestão condominial. Assim, fica mais fácil planejar e traçar metas.

2. Liderança também é importante para o síndico

Ser líder significa conhecer os colaboradores, saber delegar, dar feedbacks, criar motivação, entre outras ações. Por isso, a liderança é uma competência importante para um síndico ter sucesso.

As tarefas que exigem essa habilidade não são só aquelas para liderar a equipe de colaboradores. Existem outras.

Por exemplo, na condução das reuniões de assembleias, no gerenciamento de conflitos e na iniciativa em ações que evitem problemas futuros.

Liderança em tomar decisões assertivas, com visão holística a cada situação. Diferentemente de empresas, condomínios precisam de uma administração específica.

De maneira geral, ela deve equilibrar os direitos e os deveres de propriedade individual exclusiva e a propriedade comum.

A administração de um condomínio tem seus aspectos jurídicos estabelecidos pela convenção, regulamento interno e decisões de assembleias que vêm adquirindo complexidade crescente a cada dia.

Exigindo uma gestão mais humanizada que alia satisfação dos condôminos com os interesses do condomínio.

3. Organização nos processos

Para atender essa complexidade, uma das competências mais importantes para um síndico é a organização de processos.

São atas de assembleias, assinaturas, comprovantes, vistorias para realizar, impostos a pagar e tantas outras atividades que precisaríamos de um artigo só para descrever as atribuições de um síndico de condomínio.

Mais uma vez, a tecnologia de portais e apps de uma administradora parceira podem ser uma boa forma de se manter organizado.

4. Comunicação é imprescindível

A comunicação assertiva é um dos pilares de uma boa gestão condominial, bem como a manutenção de relações interpessoais positivas. Nesse contexto, é fundamental que o síndico desenvolva essa habilidade.

Avise com antecedência e informe constantemente aos moradores sobre as decisões a serem tomadas. Alerte-os para questões como prazos, pagamentos, alterações no uso dos espaços, manutenções programadas, entre outros.

Na prática, isso pode ser feito através de comunicados afixados em murais e elevadores, e-mails, aplicativos e grupos em redes sociais.

Outra ação importante é manter uma postura empática, aberta e sempre pronta a receber críticas e sugestões.

Lembre-se que o ato de se comunicar não significa apenas transmitir informações. Deve-se ter a certeza de que a mensagem foi recebida e compreendida.

5. Transparência: o sucesso do síndico

Ser transparente está entre as principais qualidades de um bom síndico. Não são raros os casos de condomínios que sofrem enormes prejuízos financeiros por falta de transparência.

Na prática, isso atinge diretamente a gestão financeira do prédio. Por isso, deve-se fazer corretamente a prestação de contas e ter entendimento correto no uso dos recursos como fundo de reserva e fundos de obras.

Um comportamento que colabora com a transparência do administrador de condomínios é estar sempre disponível para o esclarecimento de dúvidas e apresentação de comprovantes, documentos e demais solicitações que possam surgir.

9 práticas importantes para manter a transparência na gestão do condomínio

1. Ter um arquivo claro e organizado;
2. Sempre solicitar comprovantes de pagamentos, notas fiscais, RPA (recibo de autônomo);
3. Guardar as contas pagas;
4. Trabalhar em cooperação com o Conselho Fiscal;
5. Apresentar os balancetes mensais aos condôminos;
6. Manter em separado a contabilidade das despesas ordinárias e das extraordinárias, assim como do fundo de reserva e do fundo de obras, se existirem;
7. Controlar a inadimplência, sempre respeitando a privacidade dos devedores;
8. Ter a pasta mensal de prestação de contas;
9. Solicitar análise e aprovação das contas pelos membros do conselho fiscal.

Como citamos, ser um síndico envolve inúmeros desafios. Porém, com as habilidades citadas, o desempenho será melhor e o reconhecimento do trabalho virá.

Gostou das 5 habilidades que o síndico deve desenvolver? Certamente elas vão lhe ajudar a ter uma gestão mais eficiente. Aproveite e baixe o nosso Guia Prático para Assembleias Virtuais! Nele você aprenderá mais sobre essa ferramenta.