Acompanhar a gestão do condomínio é essencial para evitar irregularidades. Conheça aspectos importantes a serem verificados!
A gestão do condomínio envolve constantes mudanças nos aspectos legal, técnico, tributário e administrativo. Além disso, abrange um número cada vez maior de processos fundamentais para o pleno funcionamento do empreendimento.
Nesse sentido, é fundamental que a gestão condominial conte com o auxílio de administradoras de condomínio certificadas e com expertise, que atuem muito além de arrecadar e pagar contas, mas que saibam orientar o gerenciamento de pessoal, contratação de terceiros, obrigações fiscais e tributárias, retenção de impostos e muito mais.
É necessário que todas essas tarefas estejam envolvidas pela transparência e pelo fácil acesso por síndicos, conselheiros e condôminos, afim de evitar irregularidades.
Conheça 3 dicas para acompanhar a gestão do condomínio
Antes de listarmos algumas dicas importantes para o acompanhamento da gestão do condomínio, é importante citarmos que, no momento de escolher a administradora de condomínios parceira, é essencial estar atento.
Para tanto, o síndico deve verificar a credibilidade, a segurança, o profissionalismo e a agilidade no atendimento das necessidades de todos os envolvidos na gestão condominial.
Veja agora quais os fatores imprescindíveis a serem monitorados:
1. Apresentação da pasta de prestação de contas
A pasta de prestação de contas é um dos documentos mais importantes para uma gestão de condomínio ética e transparente.
Afinal, é por meio dessa documentação que há o conhecimento de toda a movimentação financeira do condomínio. Isso inclui comprovantes, notas fiscais, andamento de possíveis processos judiciais, acordos entre o condomínio e moradores inadimplentes, entre outros.
Portanto, é uma das principais ferramentas de comprovação para síndicos e conselheiros sobre o bom andamento do trabalho da administradora contratada.
É fundamental que as pastas sejam apresentadas dentro dos prazos mensais estipulados e fiquem à disposição de todos os envolvidos, ou seja, gestores e condôminos.
A administradora deve entregar mensalmente também uma pasta física, que precisa estar o mais organizado possível, contendo documentos originais catalogados e disponibilizados em uma ordem que facilite o entendimento.
Além disso, atualmente as empresas que contam com os processos mais modernos disponibilizam pastas digitalizadas em sistemas, que podem ser acompanhadas simultaneamente por vários indivíduos e a qualquer momento, por qualquer dispositivo conectado à internet.
2. Manter o controle de unidades inadimplentes
Uma administradora de condomínios competente deve ser capaz de fazer todo o gerenciamento e controle das receitas, o que inclui o sistema de cobrança amigável junto aos condôminos inadimplentes. Nesse sentido, é essencial que a empresa tenha agilidade no momento logo após o vencimento da cota, com o objetivo de fazer com que os pagamentos sejam feitos mais rapidamente.
Entre as ações estão: enviar cartas explicitando o referido débito, apontar a relação das unidades inadimplentes no verso do próprio boleto de cobrança do condomínio (sem citar nomes), realizar contatos telefônicos e encaminhar lembretes automáticos online antes e depois do vencimento.
Independentemente das estratégias adotadas, o ideal é sempre conscientizar os moradores mostrando como funciona a parte financeira do condomínio enfatizando o que é a cota condominial, do que ela é composta, como é utilizada, e os impactos que a inadimplência pode trazer para o condomínio.
O melhor caminho é sempre buscar um acordo amigável com os devedores em no máximo noventa dias, para evitar o crescimento da dívida e suas consequências.
3. Gestão da folha de pagamento
Gerenciar corretamente a folha de pagamento em um condomínio é uma das etapas mais importantes para uma administração eficiente, já que sem o documento os empreendimentos correm o sério risco de sofrerem ações judiciais.
E, a partir das mudanças significativas com relação a folha de pagamento, que incluem novas regras legais, como o eSocial, as tarefas se tornaram ainda mais complexas.
Por isso, um dos pontos fundamentais a serem verificados na gestão condomínio é se a empresa está cumprindo com prazos legais, pagando impostos, encargos sociais e todas as demais necessidades relacionadas aos recursos humanos.
Nesse sentido, é importante que o síndico verifique quais recursos são utilizados pela administradora para a gestão de pessoas. Isso porque as empresas mais inovadoras atuam por meio de sistemas e softwares que organizam todos os processos para que nenhum deles fique de fora, evitando perdas.
Esperamos que o nosso artigo com 3 dicas de como acompanhar a gestão do condomínio seja útil em seu dia a dia.
É importante ressaltar que, no momento de contratar uma administradora de condomínio, o síndico verifique o seu mix de diferenciais com o objetivo de oferecer mais transparência à gestão. Entre eles estão as soluções tecnológicas que possibilitam o acesso de todos os envolvidos com o condomínio.
Para ter a certeza de que a contratação é assertiva, outro aspecto a ser levado em consideração é a certificação das administradoras junto ao PROAD – Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios do Estado de São Paulo.
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